ОБНОВЛЕНИЯ | 28.10.2021

Как магазину выстроить эффективную курьерскую службу и экономить до 30 000 на каждом сотруднике?

Ограничения пандемии последних лет, выход на удаленный режим работы, взрывной рост онлайн-продаж и переориентация многих сфер бизнеса в сторону экспресс-доставки до двери привели к тому, что уже в первом квартале 2021 года 56 млн. онлайн-заказов были доставлены до двери день-в-день. 

Через курьеров ежедневно проходят тысячи посылок и чеков. Какие правила 54-ФЗ диктует курьерским службам? БИФИТ Касса рассказывает об этом ниже.

Что говорит аналитика?

По данным Data Insight, 57% крупных интернет-магазинов и 48% более маленьких предоставляют своим покупателям возможность получить свой заказ не позднее чем на следующий день, а исследование SuperJob подтверждает тренд на курьерскую экспресс-доставку: спрос на курьеров за год вырос почти в 4 раза.

Очевидно, что резкий рост объемов курьерской и экспресс-доставки, с которыми столкнулись игроки российского рынка интернет-продаж в 2021 году — это не только следствие пандемии, но и стабильный тренд, с которым придется справляться и в наступающем 2022 году. Именно он заставил многие компании переработать подход к доставке, открыл новые ниши рынка курьерских услуг и сместил фокус с количества на качество доставки.

Клиенты интернет-магазинов хотят получать свой заслуженный сервис, который сочетает в себе скорость, удобство и качество доставки. Государство тем временем требует от предпринимателей соответствия 54-ФЗ, по которому печать чека покупателям должна осуществляться на онлайн-кассе, которая отправляет данные в ОФД и налоговую.

Какие курьерские службы нарушают кассовый закон?

Что касается курьерской доставки, то здесь бизнес может выбрать два варианта работы: организовать собственную службу доставки или воспользоваться услугами курьерских компаний. Определяющим фактором будет то, кто именно осуществляет курьерскую доставку. Если служба доставки, с которой у магазина заключен договор, работает на аутсорсе, то необходимость применения ККТ ложится на нее, а магазин просто получает на счет сумму продажи за вычетом агентского вознаграждения. 

Казалось бы, все просто, но на деле это не совсем так. Давайте разберем некоторые важные нюансы.  Прежде всего, это уверенность в выборе платежного агента и его законопослушности. Есть два часто встречающихся варианта работы курьерских служб,  которые нарушают требования 54-ФЗ:

 

  • служба работает по договору услуг;

  • курьеры, как рядовые покупатели, выкупают заказ у магазина и продают конечному клиенту, получая с него оплату. В этом случае служба будет производить возврат выручки магазину как заказчику.

     

В случае с договором, курьерская служба обязуется только доставлять заказ конечному клиенту, а про выдачу чека может умолчать. Во втором варианте прямой продажи, опять таки, нужна физическая касса для выдачи чека.

Заключая договор со службой доставки выясните, является ли она платежным агентом. Она должна указывать в чеке соответствующие дополнительные реквизиты, например, признак лица, принимающего платеж — «платежный агент», «по поручению», «по договору комиссии». По агентскому договору магазин является принципалом и поручает курьерской доставке (агенту) выполнить поручение от имени принципала.

Как проверить, использует ли курьерская служба кассу при расчетах?

Почти всегда курьерская служба обещает, что будет использовать кассу при расчетах, но мы советуем лишний раз подстраховаться и проверить условия  агентского договора — часто в них нет ни слова о применении ККТ при передаче товаров покупателю. 

Чтобы проверить своего агента, задайте ему пару вопросов о способах приема оплаты и расчета, например:

 

  • Курьер выдает покупателю чек на месте?

  • Выдаваемый клиенту чек соответствует требованиям 54-ФЗ?

  • Курьеры носят с  собой кассу?

     

Почему важно это уточнять? Потому что формирование чека до совершения факта оплаты является нарушением 54-ФЗ. Идеальный вариант для предпринимателя с интернет-магазином — это сотрудничать только с  теми курьерскими службами, которые документально подтвердили, что ККТ при расчетах они применяют, и что она есть у  каждого курьера.

Но даже в этом случае, нельзя не отметить очевидные недостатки таких служб для бизнеса:

 

  • Высокий размер агентских комиссий (до 30 %).

  • За ненадлежащую работу курьеров агента (опоздания, ошибки в заказе, качество доставленного заказа) перед клиентом отвечать придется магазину.

  • Процесс передачи информации от заказчика до курьера, который доставляет заказ зачастую сложный и долгий, часть информации о заказе теряется, что в результате приводит к недовольству клиента.

  • Трудности  с оформлением возвратов: в случае задержки средств клиенту, он будет жаловаться на магазин, а не на курьеров.

  • Слабая связь между участниками процесса доставки, отсутствие мотивации: магазин передает заказы сторонней службе, диспетчер или администратор распределяет заказы, курьер их доставляет. Он не заинтересован в точной доставке, не знает специфики магазина и не сможет проконсультировать клиента, если у него возникнут вопросы. Итог - снижение лояльности к магазину.

  • Высокая стоимость доставки: магазину сложно влиять на стоимость доставки. Курьерские службы считают стоимость доставки по районам или объёму заказов, вникать в экономику чужого бизнеса они не будут.

  • Доставка может осуществляться только по будним дням. Все заказы в выходные переносятся на следующий рабочий день. Это также снижает качество сервиса и вызывает негатив у покупателей.

     

Очевидно, что возможности штатных курьеров намного шире. Но в случае организации собственной службы доставки, предприниматель должен быть готов к существенным финансовым затратам, а именно:

 

  • оплата труда курьеров;

  • покупка ККТ для каждого курьера (до 30 000 на одну кассу);

  • каждая касса требует регулярного технического обслуживания и замены фискального накопителя и подключения услуги оператора фискальных данных (ОФД).

Второй и третий пункты расходов мы предлагаем исключить из обязательных. 

Как это возможно?

Рассказываем: воспользуйтесь решением для автоматизации курьерских служб — Касса Курьер.

Что оно дает бизнесу?

1) Экономия на покупке онлайн-касс и фискальных накопителях.

Здесь есть два варианта: 

Первый — вы пользуетесь вашей обычной физической кассой и не покупаете новые курьерам, выдавая фискальные чеки покупателям с помощью удаленной фискализации. 

Удаленная фискализация -  это схема работы с клиентами, позволяющая применять только одну кассу с фискальным накопителем и неограниченное количество подключенных к ней девайсов. То есть, к вашей обычной онлайн-кассе, стоящей в офисе или на складе подключаются смартфоны курьеров, на которых установлено приложение Касса Курьер, с помощью которого курьер формирует чеки об оплате. Таким образом экономия составляет до 30 000 рублей на покупке онлайн-кассы с ФН каждому курьеру.

Второй вариант — если вообще нет онлайн-кассы. В таком случае организуйте доставку, прием оплаты и выдачу чека через телефон курьера, а данные обо всех продажах передавайте в налоговую с помощью нашего облачного сервиса БИФИТ Онлайн. В этом случае вы экономите на техническом обслуживании онлайн-касс, которое мы берем на себя. Бонусом вы получаете бесплатную регистрацию в налоговой, настройку и услугу ОФД на год.

2)Возможность для ваших клиентов выбрать любой способ оплаты.

Курьер сможет принимать оплату наличным и безналичным способом через смартфон, а  вы будете экономить на эквайринге, оплачивая 0,4-0,7% комиссии за каждую операцию вместо обычных 1,5-2,5%. При этом вы также экономите на приобретении или аренде банковских терминалов.

3) Возможность продажи маркированных товаров.

При доставке курьер передает товар в руки покупателя, сканируя код DataMatrix. Вся необходимая информация фиксируется в чеке и передается в “Честный Знак” через ОФД.

4) Повышение продаж за счет увеличения клиентов.

В период гипер-продаж, под Новый Год или Черную Пятницу, подключайте к работе новых временных курьеров, чтобы справляться с растущим объемом заказов без дополнительных затрат на оборудование.

5) Повышение скорости обработки заказов.

Касса Курьер объединяет в единую экосистему магазин, диспетчера, курьера и клиента. Новые заявки об онлайн-заказах попадают в личный веб-кабинет, а оттуда — в курьерское приложение.

Администратор кабинета распределяет заказы. Если курьер на смене, он получит уведомление о новом заказе. А если покупатель решил перенести заказ, курьер передает информацию администратору для назначения удобного временного интервала.

6) Построение оптимальных маршрутов доставки.

Касса Курьер позволяет отслеживать, где находится курьер с заказом в онлайн-режиме и формировать маршрутные листы для печати за пару кликов. Назначайте на доставку тех курьеров, которые находятся ближе к клиенту.

Сервис распределит пункты доставки в маршруте по геозонам таким образом, чтобы курьер совершал доставку вовремя. Приложение оснащено онлайн-картой и работает как навигатор, показывая оптимальный путь для каждого заказа.

Администратор может мониторить местонахождение курьера и отслеживать время его прибытия к клиенту, что позволяет мгновенно сообщить заказчикам о любых изменениях в доставке.

7) Оптимизация работы курьеров и “озеленение” доставки на последней миле.

Курьер может формировать заказ прямо в приложении, применять скидки, акции,  программы лояльности, оформить возврат сразу на месте, общаться с клиентом по номеру из карточки заказа, принимать оплаты, отправлять покупателю фискальный чек на email, в СМС или показывать в виде QR-кода, который клиент может считать смартфоном.

С Кассой Курьер вы избавитесь от надоедливой необходимости покупать чековую ленту и поддержите тренд на экологичный бизнес.

Сколько вы сэкономите?

Например, у вас онлайн-магазин где работают пять курьеров. Просчитаем, какой годовой бюджет потребуется, чтобы организовать курьерскую доставку с онлайн-кассой у каждого курьера или с использованием приложения Кассы Курьер на телефонах курьеров.

 

  • Одна смарт-касса с фискальным накопителем на 12 месяцев — в среднем 30 000 рублей, умножая на пять курьеров — 150 000 рублей;

  • Договор с ОФД на год — в среднем 2 000 рублей, на пять курьеров — 10 000 рублей;

  • Кассовое ПО - в среднем 12 000 рублей в год, за пять лицензий — 60 000 рублей в год;

     

ИТОГО ВАШИ ЗАТРАТЫ НА СТАРТЕ: 150 000 + 10 000 + 60 000 = 220 000 рублей.

Теперь посмотрите, сколько вы сэкономите за первый год, используя Кассу Курьер.

 

  • Одна обычная онлайн касса, которую вы поставите в вашем офисе или на складе - в среднем 25 000 рублей, умножая на пять курьеров = 125 000 рублей в год

  • Приложение БИФИТ Касса Курьер — от 500 рублей в год (в зависимости от количества ваших заказов), умножая на пять курьеров — 2 500 рублей в год.

ИЛИ

  • Одна Облачная Касса БИФИТ, которую вы арендуете у нас, не беспокоитесь о регистрации, обслуживании, замене ФН, подключенииуслуги ОФД = 16 800 рублей в год.

  • Приложение БИФИТ Касса Курьер — от 500 рублей в год (в зависимости от количества ваших заказов), умножая на пять курьеров — 2 500 рублей в год.

 

ИТОГО ВАША ЭКОНОМИЯ:

125 000 + 2 500 = 127 500 рублей - вы экономите 92 500  рублей в первый год

ИЛИ

16 800 + 500 = 17 300 рублей - вы экономите 202 700 рублей в первый год

Заметим, что через год вам снова придется оплачивать кассовые программы, услугу ОФД и заменять фискальные накопители. Считаем:

 

  • Фискальный накопитель на год стоит в среднем 6 500 рублей, для пяти курьеров — 32 500 рублей.

  • Услуга ОФД на год — в среднем 2 000 рублей, на пять курьеров — 10 000 рублей;

  • Кассовое ПО - в среднем 12 000 рублей в год, за пять лицензий — 60 000 рублей в год

ИТОГО ВАШИ ЗАТРАТЫ КАЖДЫЙ ГОД: 32 500 + 15 000 + 60 000 = 107 500 рублей

В каждый следующий год ваша экономия при использовании решения Касса Курьер составит 107 500 - 17 300 = 90 200 рублей.

Наши решения — ваша экономия и прибыль!

Остались вопросы?
Закажите звонок. Наши менеджеры помогут с любыми вопросами.
А если вы любите находить ответы самостоятельно, то приглашаем в базу знаний
ФИО
Телефон
Электронная почта
ИНН
Куда хотите обратиться
Заказать звонок
Заявка принята
Скоро с вами свяжется наш менеджер
Подпишитесь на наш канал в Telegram
Чтобы первым узнавать об обновлениях, новостях, акциях и новых возможностях БИФИТ Бизнес
Подписаться