Предприниматели и компании сферы торговли и услуг за редким исключением обязаны использовать ККТ. Онлайн-касса позволяет формировать фискальные чеки и с помощью интернета через оператора фискальных данных (ОФД) отправлять их в налоговую (ФНС).
Однако существуют разные виды онлайн-касс, у каждой из которых есть свои преимущества и недостатки. О них рассказываем в этой статье.
Кто должен устанавливать ККТ
Практически все компании и ИП, которые занимаются торговлей или оказывают услуги. При этом неважно, рассчитываются клиенты наличными или по карте.
Есть некоторые исключения, для которых работать с кассой необязательно. Все, что касается работы с кассовым оборудованием, регулируется 54-ФЗ — подробно о его основных положениях мы писали в нашей недавней статье.
В чем назначение онлайн-кассы и какими они бывают
ККТ должна формировать чек и в онлайн-режиме передавать данные о платежах в ОФД. Для этого нужен фискальный накопитель — устройство, которое хранит информацию о всех платежных операциях и которое обязательно должно быть установлено внутри кассового аппарата.
Есть несколько видов онлайн-касс:
- автономные;
- смарт-терминалы;
- фискальные регистраторы;
- кассы самообслуживания;
- облачные кассы.
Рассмотрим подробнее, что они из себя представляют.
Автономная касса — это небольшое устройство, похожее на калькулятор. У такой ККТ есть кнопки и дисплей, работает касса от встроенного аккумулятора или электросети. Данные в ОФД она отправляет через мобильного оператора или Wi-Fi.
Автономная касса, подключенная к приложению «Касса Розница» по Bluetooth
Преимущества автономной кассы:
- компактный размер;
- долго держится заряд;
- устройство защищено от влаги и морозов, поэтому автономную кассу можно использовать на улице;
- невысокая стоимость.
Недостатки автономной кассы:
- медленно печатаются чеки;
- товары придется вбивать вручную;
- сложно работать с номенклатурой (а она обязательно должна быть в чеке) — для выбора конкретного товара необходимо нажать комбинацию клавиш. Предварительно номенклатуру надо загрузить в кассу. Впрочем, процесс можно наладить, если перевести кассу в режим фискального регистратора и подключить к устройству на Android или Windows с программой «Касса Розница». Тогда можно будет загрузить файл с номенклатурой и формировать чек с ней.
Подобная касса подойдет небольшому бизнесу, у которого нет товарной номенклатуры и не более ста позиций для торговли.
Смарт-терминал — это небольшое устройство, похожее на смартфон, со встроенным принтером для чеков. На него устанавливается кассовое приложение, которое позволяет принимать оплату.
Смарт-терминал
Преимущества смарт-терминала:
- можно подключить дополнительные устройства — например, банковский терминал или сканер штрихкодов;
- есть терминалы 3 в 1: они имеют встроенный эквайринг, позволяют принимать безналичные платежи без дополнительного оборудования;
- такие ККТ не занимают много места.
Недостатки смарт-терминала:
- низкая скорость работы;
- такие кассы нередко ломаются;
- не защищены от влаги и мороза;
- отремонтировать их сложно.
Подобная техника подойдет небольшому бизнесу, где невысокая проходимость клиентов, а также курьерам и при ведении выездной торговли.
Фискальный регистратор — это небольшое устройство без дисплея. Внутри него находится фискальный накопитель и принтер, а сам регистратор нужно подключать к компьютеру, ноутбуку, планшету или смартфону, откуда с помощью специального ПО фискальному регистратору будут направляться команды на печать чека, запись данных на накопитель и их отправку в ОФД.
Фискальный регистратор
Преимущества фискального регистратора:
- можно работать не с маленьким дисплеем кассы, а с удобным монитором;
- высокая скорость печати чеков.
Недостатки фискального регистратора:
- для установки кассы требуется много места;
- существенные финансовые затраты на оборудование;
- сложная настройка оборудования.
Такой вариант подойдет крупным торговым сетям с высокой проходимостью и организациям с большим потоком покупателей.
Касса самообслуживания — это устройство, где клиенты могут сами без помощи кассира оплачивать покупки.
Касса самообслуживания
Плюсы касс самообслуживания:
- ускоряют процесс работы с клиентами;
- можно сэкономить на количестве сотрудников;
- в часы пик задействовано больше касс, что оптимизирует работу торгового объекта.
Минусы касс самообслуживания:
- покупатель может случайно пробить товар дважды — для отмены операции все равно придется вмешиваться кассиру;
- нет возможности расчёта наличными;
- такую ККТ сложно ремонтировать при поломке;
- дополнительные риски кражи товара, которых можно избежать если в зоне касс есть контроллёр.
Подобное оборудование лучше всего подойдет супер- и гипермаркетам.
Облачные кассы — это физическая ККТ с фискальным накопителем, которая находится у арендодателя в дата-центре. Клиент получает дистанционный доступ к такой кассе.
Преимущества облачной кассы:
- сервисное обслуживание проводит арендодатель;
- не нужно выделять много места под ККТ;
- фискальный накопитель также меняет арендодатель.
Недостатки облачной кассы:
- подходит ограниченному числу компаний и предпринимателей — согласно 54-ФЗ, облачную кассу можно применять для бизнеса, который совершает расчёты с покупателями вне стационарной точки. Например, это интернет-торговля, курьерские компании и службы доставки, выездного сервиса, транспорта, сферы ЖКХ.
Обращаем внимание на формат фискальных данных
С 6 августа 2021 года в стране действует новый формат фискальных документов – ФФД 1.2. Если вы продаете маркированный товар, ваша касса должна поддерживать этот формат. Список таких ККТ доступен на сайте налоговой. Все приложения «БИФИТ Кассы» поддерживают работу с ФФД 1.2 и маркированными товарами.
Важно не забывать о ФФД, тем более, что в 2023 году вступили в силу некоторые изменения касаемо маркировки. Так, с 1 марта указывать в чеках код маркировки обязаны:
- интернет-магазины, продающие маркированные товары;
- компании и ИП, которые занимаются почтовой и курьерской доставкой маркированного товара, в том числе при доставке наложенным платежом и через постаматы.
Также с 20 апреля при продаже маркированных товаров через вендинговые автоматы необходимо указывать в чеке код маркировки.
Читайте также:
Изменения по онлайн-кассам в 2023 году
Резюме
Перед покупкой или арендой кассы стоит:
- оценить, какая у вас номенклатура;
- понять, сколько вам нужно касс;
- решить, как именно вы будете работать: в стационарной точке, только на доставку или совмещать оба варианта.
Исходя из вида деятельности можно будет выбрать подходящую технику, но важно не забывать про ПО, которое позволит кассе работать корректно. С этой задачей справится «Касса Розница»: она автоматизирует процесс приема оплаты и товароучета.