Работа с ЭДО

Что такое ЭДО

БИФИТ ЭДО – сервис для электронного документооборота с контрагентами. Обмен электронными документами обеспечивает оператор БИФИТ ЭДО, внесенный в сеть доверия ФНС РФ. Электронные документы, отправленные через БИФИТ ЭДО и подписанные КЭП, являются юридически значимыми именно в электронном виде. Ведение документооборота в БИФИТ ЭДО позволяет легко и удобно предоставлять документы по требованию ФНС через интернет. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным компаниям.

Что такое КЭП

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель. Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

КЭП состоит из двух частей:

• проверочного сертификата для ключа подписи (USB-носитель);
• лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Для работы с сервисом БИФИТ ЭДО Вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Подойдет любая КЭП, например, с которой Вы сдаете отчетность в ФНС или работаете в другой системе ЭДО. Получить КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Список действующих УЦ можно посмотреть на сайте Минкомсвязи России.

Начало работы с ЭДО

Для начала работы с БИФИТ ЭДО необходимо авторизоваться в Личном кабинете БИФИТ Бизнес.

Далее на панели Меню перейти в раздел ЭДО. В разделе ЭДО на рабочей области можно ознакомиться с кратким описанием возможностей системы БИФИТ ЭДО. Ниже будет указана информация которая необходима для начала работы с ЭДО.

Для работы с сервисом ЭДО необходимо:

1. Установить или обновить Bifit signer
2. Установить СКЗИ КриптоПро CSP
3. Подключить токен с квалифицированной электронной подписью

Далее необходимо:

• согласиться с условиями оферты
• нажать кнопку Начать работу.

Раздел ЭДО состоит из нескольких подразделов:

• Входящие (для приема входящих документов)
• Исходящие (для отправки исходящих документов)
• Приглашения (таблица с формой приглашения и список приглашений от контрагентов и банков)

Формирование и прием приглашения от контрагентов в ЭДО

Для того, чтобы начать обмениваться электронными документами в системе ЭДО, необходимо отправить приглашение вашему контрагенту. 1. Перейдите в раздел меню Розница, подраздел Контрагенты 2. В разделе Организации создайте карточку контрагента 3. Для отправки/приема приглашений перейдите в раздел ЭДО, далее перейдите в подраздел Приглашения.

Раздел Приглашения представлен в табличном виде (в табличной части можно ознакомиться со всеми входящими/исходящими приглашениями от контрагентов). Также в разделе есть карточка вашей организации и система фильтров для удобного поиска необходимого приглашения по статусу или поиску по одному из разделов таблицы.

Для формирования "Приглашения" в подразделе Приглашения нажмите на кнопку Создать. Во всплывающем окне выберите контрагента и введите его идентификатор в системе ЭДО, нажмите кнопку Сохранить.

 Примечание
Если в системе в карточке контрагента указан идентификатор ЭДО, то при создании приглашения идентификатор ЭДО для контрагента подтянется автоматически.

Прием входящих документов от контрагентов через ЭДО

Для приема входящих сообщений по обмену документами с контрагентами через ЭДО в разделе Меню перейдите в раздел ЭДО, далее перейдите в подраздел Входящие.

Раздел Входящие представлен в табличном виде (в табличной части можно ознакомиться со всеми входящими документами от контрагентов). Системой предусмотрено применение фильтров для более удобного поиска необходимого документа. Также в разделе есть управляющая кнопка Обновить, которая отвечает за ручное обновление списка полученных документов.

В табличной части из списка полученных документов на подпись, выберите нужного контрагента и нажмите на поле документа. После нажатия перед вами откроется документ.

Рассмотрим содержание документа на примере договора от контрагента. В шапке документа будут указаны данные документа (предмет, число, сумма), в правой верхней части будет указан статус документа, ниже в карточке документа указываются данные отправителя и получателя, предмет договора, сумма с учетом НДС, дополнительная информация. Ниже во вложении прикреплены все документы, которыми хочет обменяться наш контрагент.

После ознакомления с полученным документом необходимо нажать на кнопку Подписать или в случае отказа, нажать на кнопку Отказаться от подписи.

 Примечание

• Для загрузки вложенных документов можно воспользоваться кнопкой Скачать или нажать на поле необходимого документа.
  
• Также системой предусмотрена возможность просмотра истории подписей документов, для этого необходимо внутри документа нажать кнопку История подписей. В истории подписей можно ознакомиться со всем действиями с данным документом.

Создание исходящего сообщения для обмена документами с контрагентами через ЭДО

Для создания исходящего сообщения для обмена документами с контрагентами через ЭДО в разделе Меню перейдите в раздел ЭДО, далее перейдите в подраздел Исходящие.

Раздел Исходящие представлен в табличном виде (в табличной части можно ознакомиться со всеми исходящими сообщениями с контрагентами). Системой предусмотрено применение фильтров для более удобного поиска необходимого документа. Также в разделе есть управляющие кнопки Новый документ и Обновить.

Для создания исходящего сообщения для обмена документами нажмите на кнопку Новый документ. Во всплывающем окне необходимо заполнить все необходимые поля, загрузить документ и нажать кнопку Загрузить.

Рассмотрим подробнее заполнение полей при создании документа для отправления Договор. После нажатия на кнопку Новый документ, во всплывающем окне необходимо заполнить:

• Укажите номер документа
• Установите дату документа
• Проверьте поле Отправитель
• В поле Получатель(Контрагент) выберите контрагента, кому отправляете документы
• В поле Оператор выберите ООО "БИФИТ ЭДО"
• В поле Тип документа выберите Договор
• В поле Сумма, укажите сумму договора
• В поле Предмет договора напишите предмет отправляемого договора
• В поле Доп. информация при необходимости укажите дополнительную информацию
• Вложите необходимые документы путем нажатия на кнопку Прикрепить
• Нажмите на кнопку Загрузить

После загрузки документа, для отправления его контрагенту необходимо нажать на поле этого документа и провалиться во внутрь него, далее нажать кнопку Подписать.

 Примечание
Кнопка Обновить, отвечает за ручное обновление статуса отправленных сообщений.

Работа с роумингом в ЭДО

Роуминг ЭДО — это функция обмена документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов электронного документооборота. Не все ОЭД поддерживают функцию роуминга, но их список регулярно пополняется.

Функция роуминга выполняет ряд задач:

• Создание единой сети доверия.
• Обеспечение возможности обмена юридически значимыми электронными документами.
• Разработка единых требований к процедуре обмена ЭД.

Роуминг необходим организациям, которые являются участниками разных ОЭД для обеспечения возможности обмена документами. Внутренний процесс регулирует РОСЭУ, она же выставляет требования для операторов.

Операторы, с которыми работает БИФИТ ЭДО:

• Тензор (СБИС)
• СКБ Контур (Диадок)
• Калуга-Астрал (Астрал Онлайн)
• Оператор-ЦРПТ (ЭДО Лайт)

Если Ваш контрагент пользуется услугами коммерческого оператора ЭДО, то необходимо выполнить следующие действия для настройки документооборота:

• передать Вашему контрагенту свой идентификатор в ЭДО. Контрагент должен передать Ваши данные, включая идентификатор в ЭДО, своему оператору ЭДО для настройки обмена электронными документами.
• напомните контрагенту о необходимости указания его идентификатора ЭДО, присвоенного коммерческим оператором, в профиле участника ГИС МТ перед началом обмена с абонентами ЭДО Лайт.

После получения подтверждения от контрагента о совершении необходимых роуминговых настроек на стороне его оператора, Вы можете начинать документооборот с вашим контрагентом, пользующимся услугами коммерческих операторов ЭДО.

Работа с маркированным товаром

При работе с маркированным товаром вам необходимо зарегистрироваться в системе маркировки Честный ЗНАК.

При передаче маркированных товаров в рамках сделок, предусматривающих переход права собственности на данные товары, а также в рамках договоров комиссии и (или) агентских договоров, необходимо сформировать документ о передаче маркированного товара на основании содержания первичного документа, подтверждающего переход права собственности и направить его электронную копию в ГИС МТ.

Участники оборота товаров, использующие ЭДО, могут подавать сведения в ГИС МТ в форме электронного УПД (Универсальный передаточный документ), переданного в ГИС МТ Оператором ЭДО. ГИС МТ получает сведения о передаче маркированного товара между участниками оборота товаров на основании электронных УПД.

Контрагент, использующий ЭДО Лайт для электронного документооборота, может осуществить передачу товаров с передачей УПД на эти товары, контрагенту, который использует БИФИТ ЭДО, при помощи настроенного роуминга между ними.

1. Для этого, сформированный УПД отправляем своему контрагенту в БИФИТ ЭДО.
2. В личном кабинете БИФИТ Бизнес, необходимо в разделе Меню перейти в раздел ЭДО, далее перейти в подраздел Входящие.
3. В подразделе Входящие необходимо нажать на поле входящего сообщения от контрагента, ознакомиться с сообщением и нажать на кнопку Подписать.
4. После подписания УПД двумя сторонами, оператор ЭДО отправителя направляет, подписанный УПД, в ГИС МТ.
5. В ГИС МТ осуществится смена владельца товаров/КМ, указанных в поступившем УПД, с отправителя на получателя.
6. После этого, в случае успешной сделки, статус документа у получателя изменится с "Подписан" на статус "В Обороте".

 Примечание
ГИС МТ - Государственная информационная система мониторинга за оборотом товаров, созданная в целях автоматизации процессов сбора и обработки информации об обороте товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, хранения такой информации, обеспечения доступа к ней, её предоставления и распространения, повышения эффективности обмена такой информацией и обеспечения прослеживаемости указанных товаров, а также в иных целях, предусмотренных федеральными законами.