Памятка Кассира

Памятка кассира - это список правил по работе с использованием онлайн кассы.

Правила будут включать в себя следующее:

• Что такое онлайн касса?
• Что такое Фискальный накопитель и для чего он нужен?
• Что такое ОФД и зачем он нужен?
• Что такое фискальный документ и какие они бывают?
• Как работать с онлайн кассой?
• Как работать с платежным терминалом?

Что такое онлайн-касса?

Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 06.03.2022) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации", контрольно-кассовая техника - электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

Простыми словами. Онлайн-касса — это кассовый аппарат, принцип работы которого заключается в передаче данных о платежах в налоговую службу через интернет.

Требования к онлайн-кассам

При выборе техники надо помнить о том, что налоговой службой разработан реестр касс, разрешенных к применению. Их полный перечень можно увидеть на официальном сайте ФНС. В него вошла только техника, соответствующая принятым государственным стандартам. С требованиями можно ознакомиться в статье № 4 Федерального закона № 54-ФЗ.
Основные из них:

• на корпусе аппарата должен присутствовать заводской номер;
• внутри обязано быть устройство печати чеков;
• прибор должен быть оснащён часами, отражающими точное время;
• техника должна поддерживать работу с фискальным накопителем, а также процесс формирования электронных чеков.

Что такое Фискальный накопитель и для чего он нужен?

Фискальный накопитель (ФН)

Фискальный накопитель - программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе, содержащее ключи фискального признака, обеспечивающее возможность формирования фискальных признаков, запись фискальных данных в некорректируемом виде (с фискальными признаками), их энергонезависимое долговременное хранение, проверку фискальных признаков, расшифровывание и аутентификацию фискальных документов, подтверждающих факт получения оператором фискальных данных фискальных документов, переданных контрольно-кассовой техникой, направляемых в контрольно-кассовую технику оператором фискальных данных (далее - подтверждение оператора), а также обеспечивающее возможность шифрования фискальных документов в целях обеспечения конфиденциальности информации, передаваемой оператору фискальных данных, и выполнение иных функций, предусмотренных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники; (В редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 238-ФЗ)

Простыми словами. Фискальный накопитель — это чип памяти, который подписывает (присваивает уникальный номер чеку - фискальный признак) чек и отправляет его в ФНС через ОФД.

Фискальные накопители бывают двух видов:

• На 15 месяцев
• На 36 месяцев

Также стоит знать, что фискальный накопитель может заблокироваться. Блокировка происходит в следующих случаях:

• Если 30 дней не передавать чеки в ОФД;
• Если память накопителя заполнится;
• Если закончился срок действия.

Что такое ОФД и зачем он нужен?

Оператор фискальных данных (ОФД) - организация, созданная в соответствии с законодательством Российской Федерации, находящаяся на территории Российской Федерации, получившая в соответствии с законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники разрешение на обработку фискальных данных.

Простыми словами. ОФД — посредник между пользователем кассы и налоговой службой.

ОФД через интернет:

• Получает фискальные данные c кассы
• Обрабатывает информацию
• Сохраняет и отправляет в ФНС

Оператор формирует подтверждение — фискальный признак — для каждого фискального документа и отправляет на кассу.

Перед началом работы с кассой, компании необходимо выбрать оператора ОФД из реестра аккредитованных ФНС операторов, зарегистрироваться в их системе и начать работу.

Операторы фискальных данных предоставляют пользователям личный кабинет с набором возможностей:

• Отправка электронных чеков покупателям
• Регистрация перерегистрация и снятие с учета кассы в ФНС
• Мониторинг работы кассиров и касс
• Выгрузка отчетов по разным параметрам для аналитики и отчетности

Что такое фискальные документы и какие они бывают

Фискальные документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

• отчёт о регистрации;
• отчёт об изменении параметров регистрации;
• отчёт об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчётности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
• отчёт о закрытии смены;
• отчёт о закрытии фискального накопителя;
• отчёт о текущем состоянии расчётов;
• подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).

Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.Д.

 Важно!

• Все вышеперечисленные документы отправляются в налоговую через ОФД.

В своей деятельности кассир будет чаще всего сталкиваться с отчетами об Открытии и Закрытии смены. Рассмотрим подробнее, что они из себя представляют.

Отчет об открытии смены

Пример отчета об открытии смены

Отчет об открытии смены - первый отчет, который создается в момент начала смены кассира. Отчет формируется в любое время суток, но обязательно до проведения первого расчета в смене.

Отчет об открытии смены содержит в себе следующие данные:

• Наименование документа
• Код формы ФД
• Версия ФФД
• ИНН владельца кассы
• Данные кассира (ИНН, Ф.И.О.)
• Дата, время, адрес и место расчетов
• Номер смены
• РН ККТ (регистрационный номер кассы)
• Версия ККТ (версия ФФД)
• Номер ФН (номер фискального накопителя)
• Номер ФД (номер фискального документа)
• Номер ФП (номер фискального признака)

Отчет о закрытии смены

Пример отчета о закрытии смены

Отчет о закрытии смены - отчет, который необходимо формировать на кассе при закрытии смены.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе содержит:

• Наименование, номер, дата и время документа;
• ФИО и ИНН кассира;
• Регистрационный номер ККТ;
• Номер фискального накопителя;
• Адрес проведения расчетов;
• Фискальный признак документа;
• ФИО лица, формирующего фискальный документ;
• Версия форматов фискальных документов;
• Сведения о сумме выполненных возвратов;
• Сведения о способах оплаты (безналичный расчет, наличный расчет);
• Информацию о сумме полной выручке за смену;
• Информацию о числе чеков, которые не были отправлены в ОФД и следовательно в налоговую;
• Информацию об общем количестве напечатанных чеков;
• Данные по смене;
• Отметка о том, что ФН следует срочно поменять (меньше 99% свободной памяти или меньше 30 дней до конца срока действия).

Как работать с онлайн-кассой?

Перед началом работы с онлайн-кассой кассиру необходимо совершить следующие действия:

✅ Проверьте целостность устройства (внешне осмотрите онлайн кассу на предмет повреждений, трещин и т.д.)
✅ Проверьте наличие чековой ленты
✅ Запустите кассу
✅ Авторизуйтесь в приложении
✅ Откройте смену

• На многих кассах операция открытия смены происходит автоматически при совершении первой операции
  

После совершения вышеописанных действий кассир может приступать к работе.

Кассир в процессе своей деятельности обязан при продаже передавать чек клиенту в бумажном или электронном виде.

В момент окончания рабочей смены кассира ему необходимо сформировать отчет о закрытии смены.

 Примечание

• Максимальная продолжительность смены 24 часа. Если смена превысит 24 часа, касса не будет пробивать чеки и выдаст ошибку о превышении продолжительности смены.
• Отчеты об открытии и закрытии смены также отправляются в налоговую через ОФД.

Как работать с платежным терминалом?

Само банковское устройство, обеспечивающее безналичную оплату, называется эквайринговым или POS-терминалом.

POS-терминал (Point Of Sale - точка продажи) - это техническое устройство для приема платежей с помощью банковских карт.

Какие бывают POS-терминалы

Фактически POS-терминалы можно разделить на несколько групп:

1. По типу подключения:
   • Стационарные - постоянно подключенные к электросети
   • Мобильные - переносные терминалы подключенные к интернету по Wi-fi или посредством мобильного интернета
2. По типу эквайринга:
   • Интегрированные - устройства которые подключены к кассе или встроены в онлайн-кассу и работают "в паре" с ней
   • Автономные - независимое устройство не связанное с кассой

Как пользоваться банковским терминалом для оплаты?

Рассмотрим два варианта использования POS-терминалов кассиром.

Платежный терминал подключенный к кассе

1. Войти в приложение БИФИТ Касса и авторизоваться.
2. В настройках приложения подключить платежный терминал к кассе.
   • Для встроенного терминала просто подключить в приложении
   • Для внешнего терминала, подключить POS-терминал к кассе
3. Добавить товары в чек и при выборе Способа оплаты указать Безналичными.
4. Далее на экране терминала/кассы отобразится сумма для оплаты.
5. Клиент производит оплату (прикладывает карту к терминалу, вставляет или прокатывает магнитной полосой).
6. При успешной оплате на кассе распечатается два чека
   • Банковский слип-чек, который подтверждает получения денежных средств от клиента
   • Фискальный чек с товаром

Автономный терминал

1. Войти в приложение БИФИТ Касса и авторизоваться.
2. В настройках приложения подключить автономный платежный терминал Подключения автономного платежного терминала.
3. Включить автономный терминал.
4. Добавить товары в чек и при выборе Способа оплаты указать Безналичными.
5. Далее на экране кассы отобразится уведомление о необходимости приема оплаты.
6. Введите вручную на автономном терминале сумму и примите оплату от покупателя.
7. При успешной оплате на автономном терминале распечатается банковский слип-чек, который подтверждает получения денежных средств от клиента.
8. Далее подтвердите получения оплаты от клиента на кассе.
9. На кассе распечатается фискальный чек.
10. Передайте покупателю оба чека.
    • Фискальный чек с товаром
    • Банковский слип-чек, который подтверждает получения денежных средств от клиента

Сверка итогов на банковском терминале

Сверка итогов — операция, которая обнуляет память терминала и загружает актуальные обновления. Также терминала печатает чек, в котором указано количество операций за рабочую смену.

 Важно!

• Сверку итогов необходимо делать ежедневно (при условии проведения операций на терминале). Сверку итогов по терминалу можно проводить неограниченное количество раз.
• В момент проведения сверки итогов по терминалу данные о проведенных операциях отправляются на информационный сервер банка.

Для того чтобы сделать сверку итогов на терминале совершите следующие действия:
На автономном терминале:

• Перейдите в административное меню (за это отвечает отдельная кнопка, специфичная для разных моделей терминала).
• В перечне выберите пункт Сверка итогов, нажать на ОК.
• На терминале распечатается отчет Сверка итогов
  На встроенном терминале или терминале, который подключен к кассе:
• В приложении Касса Android перейдите в подраздел Отчеты
• Выберите пункт Сверка Итогов