Начало работы с ЕГАИС

Работа с накладными

Для работы с накладными в разделе ЕГАИС, перейдите в подраздел Накладные.

Раздел Накладные содержит список накладных, поступивших от поставщиков. Для удобного поиска документов предусмотрена система фильтров.

Выберите накладную и нажмите на её поле. Накладная от поставщика содержит в себе:

• Номер накладной
• Дату
• Идентификатор накладной
• Имя контрагента
• Дата отгрузки
• Данные, полученных товаров, от поставщика

Данные о товарах полученных от поставщика содержат:

• Идентификатор товара поставщика
• Наименование товара
• Стоимость за единицу
• Объем товара
• Содержание алкоголя
• Данные поставщика
• Связанный товар (указывается для связки полученного товара и товара в системе БИФИТ Бизнес)
• Количество товара
• Окно с фактическим количеством полученного товара
• Код маркировки бутылки (используется только при работе с крепким алкоголем)

При работе с накладной необходимо:

1. Открыть накладную
2. Отсканировать маркированную продукцию при помощи сканера штрихкодов (или проверить и отметить вручную)
3. Указать связанный товар (если в системе не создан подобный товар, создать его вручную, нажав на кнопку Связать товар)
4. Указать фактическое количество полученного товара
5. Нажать кнопку Принять

После приемки товара, система автоматически создаст акт оприходования товаров и поместит весь товар на склад. Статус накладной изменится на Принята, статус акта на Проведен.

 Примечание

• Если количество принимаемого товара не соответствует полученному, необходимо указать фактическое количество полученного товара, далее в накладной нажать на кнопку Принять с расхождением. После этого система автоматически создаст акт оприходования на фактическое количество принятого товара, а акт с расхождением отправит поставщику.
• Если Вы доверяете своему поставщику, при приеме крепкого алкоголя, есть возможность при помощи кнопки Подтвердить все, сразу принять весь товар. Для сброса всего принятого крепкого алкоголя, необходимо нажать на кнопку Сбросить все.
• Для отклонения полученной накладной, нажмите на кнопку Отклонить.

Учет остатков

Для работы с остатками товаров в разделе ЕГАИС, перейдите в подраздел Остатки.

Раздел Остатки содержит остатки продукции на складе и в торговом зале организации. Для удобного поиска товаров предусмотрена система фильтров.

При работе с остатками товаров есть возможность запросить остатки у ЕГАИС, для актуализации текущих остатков в системе БИФИТ Бизнес. Для запроса остатков у ЕГАИС нажмите на кнопку Запросить остатки. Дата актуальных остатков будет указана в разделе Остатки.

Для того чтобы перемещать товар со склада в торговый зал и обратно, в системе есть кнопки Передать в зал и Вернуть на склад. Для перемещения товара нажмите на поле товара и нажмите на кнопку Передать в зал или Вернуть на склад в зависимости от необходимого действия.

Вскрытие тары

Для работы с разливным алкоголем в разделе ЕГАИС перейдите в подраздел Вскрытие тары.

Вскрытие тары производится в приложении Касса розница 3.x Desktop. Для вскрытия тары в приложении Касса розница 3.x Desktop перейдите в раздел Учет, далее выберите Вскрытие тары. Во всплывающем окне выберите вид алкоголя, который необходимо вскрыть. Далее, для крепкого алкоголя введите марку или отсканируйте при помощи сканера штрихкодов, для пива выберите из списка нужную позицию и нажмите кнопку Вскрыть.

Инвентаризация

Для создания акта инвентаризации необходимо в разделе ЕГАИС перейти в подраздел Инвентаризация.

Раздел Инвентаризация содержит список актов инвентаризации организации. Для удобного поиска документов предусмотрена система фильтров.

Для создания акта инвентаризации нажмите кнопку Создать.

Далее для добавления товаров нажмите кнопку Добавить товар. Во всплывающем окне выберите товары, нажмите кнопку Добавить.

Также системой предусмотрено заполнение акта при помощи кнопки Заполнить. Для автозаполнения акта инвентаризации можно выбрать категорию, по маркам или по торговому залу. После выбора категории товаров нажмите кнопку Заполнить, система автоматически заполнит акт согласно выбранной категории.

После заполнения акта нажмите кнопку Провести. Для того чтобы внести изменения в проведенный документ необходимо кликнуть на поле нужного акта, далее нажать кнопку Отменить проведение.

 Примечание

• Для добавления товаров можно использовать сканер штрихкода, для этого подключите сканер к устройству, нажмите управляющую кнопку Сканировать товар, сканируйте необходимый товар.
  
• Системой предусмотрено сохранение акта как черновик, для этого нажмите кнопку Сохранить. Сохраненные акты будут отображаться в подразделе Инвентаризация и доступны для редактирования.
  

Списание со склада/ торгового зала

Для списания товаров со склада в разделе ЕГАИС, перейдите в подраздел Списание со склада.

Подраздел Списание со склада представлен в табличном виде. На данной странице можно ознакомиться со всеми актами списания товаров организации. Для удобного поиска предусмотрена система фильтров.

Для создания акта списания товаров со склада в подразделе Списание со склада нажмите кнопку Создать. Во всплывающем окне укажите причину списания товаров и нажмите на кнопку Добавить товары. При добавлении товаров, во всплывающем окне выберите один или несколько товаров для списания и нажмите кнопку Добавить.

Далее укажите количество товаров для списания и общую сумму продажи. Проверьте корректность указанных товаров, их количество, сумму продажи и причину, нажмите кнопку Отправить в УТМ.

Для списания товаров из торгового зала в разделе ЕГАИС, перейдите в подраздел Списание из торгового зала.

Подраздел Списание из торгового зала представлен в табличном виде. На данной странице можно ознакомиться со всеми актами списания товаров организации. Для удобного поиска предусмотрена система фильтров.

Для создания акта списания товаров из торгового зала в подразделе Списание из торгового зала нажмите кнопку Создать. Во всплывающем окне укажите причину списания товаров и нажмите на кнопку Добавить товары. При добавлении товаров, во всплывающем окне выберите один или несколько товаров для списания и нажмите кнопку Добавить.

Далее укажите количество товаров для списания и общую сумму продажи. Проверьте корректность указанных товаров, их количество, сумму продажи и причину, нажмите кнопку Отправить в УТМ.

 Примечание

• Для добавления товаров можно использовать сканер штрихкода, для этого подключите сканер к устройству, нажмите управляющую кнопку Сканировать товар, сканируйте необходимый товар.
  
• Добавить товары в акт можно при помощи кнопки Заполнить, при нажатии на эту кнопку система автоматически добавит все товарные позиции организации в акт.
  
• Системой предусмотрено сохранение акта как черновик, для этого нажмите кнопку Сохранить. Сохраненные акты будут отображаться в подразделах Списание со склада, Списание из торгового зала и доступны для редактирования.
  
• Удаление позиций из акта можно осуществлять при помощи кнопки Удалить. Для этого выберите позиции и нажмите кнопку Удалить.
  
• Для того чтобы полностью удалить акт необходимо в нижней части окна нажать кнопку Удалить.
  

Важно! Отправленный в УТМ акт, удалить невозможно.

Справочники Алкогольной продукции

Для ознакомления со справочником алкогольной продукции в разделе ЕГАИС, перейдите в подраздел Алкогольная продукция.

Подраздел Алкогольная продукция представлен в табличном виде. Подраздел содержит в себе справочник алкогольной продукции организации. При приеме алкогольной продукции от поставщиков, все номенклатурные позиции автоматически попадают в справочник алкогольной продукции организации.

Для отражения учета алкогольной продукции в организации, необходимо к каждой номенклатурной позиции создать карточку товара в системе БИФИТ Бизнес. После создания карточки товара к каждой номенклатурной позиции её необходимо привязать. В справочнике алкогольной продукции есть возможность привязать номенклатурную позицию к карточке товара, для этого, напротив номенклатурной позиции, необходимо нажать кнопку Привязать. Во всплывающем окне выбрать из списка необходимый товар и нажать кнопку Привязать.

 Примечание

• Если, при привязке товара к номенклатурной позиции в справочнике товаров, карточка товара не заведена в системе БИФИТ Бизнес, то во всплывающем окне необходимо нажать кнопку Новый товар и создать карточку нового товара. (см. ИНСТРУКЦИИ:Работа_со_справочником_товаров)

Подготовка Алкогольной Декларации

Декларации - декларации об объеме производства, оборота и (или) использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, об использовании производственных мощностей производителями пива и пивных напитков сидра, пуаре, медовухи.

Декларации есть двух видов:

1. 7 форма. Декларация об объеме оборота розничной продажи алкогольной (за исключением пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи) и спиртосодержащей продукции.
2. 8 форма. Декларация об объеме розничной продажи пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.

Для подготовки Алкогольной декларации в разделе ЕГАИС перейдите в подраздел Декларации.

Подраздел Декларации представлен в табличном виде. Раздел Декларации содержит все созданные декларации организации. Для удобного поиска документов предусмотрена система фильтров.

Для создания декларации нажмите кнопку Создать. Во всплывающем окне выберите необходимую декларацию и нажмите кнопку Создать.

Для начала заполните следующие строчки:

• Дата документа
• Тип документа (при первой сдаче выберите Первичный, для внесения корректировок в уже отправленный документ, создайте Корректирующую)
• Укажите квартал, за который сдается отчетность
• Укажите год

Ниже во вкладке Реквизиты заполните следующие строчки:

• Выберите субъект правового отношения
• Укажите полное наименование организации
• Укажите ИНН/КПП организации
• Введите телефон и e-mail организации
• нажмите на (значок), во всплывающем окне укажите адрес организации и нажмите кнопку Сохранить
• нажмите на (значок), во всплывающем окне укажите ФИО руководителя и нажмите кнопку Сохранить
• нажмите на (значок), во всплывающем окне укажите ФИО главного бухгалтера и нажмите кнопку Сохранить
• в таблице Подразделения нажмите кнопку Добавить. Во всплывающем окне заполните данные подразделения:
  • наименование организации
  • КПП организации
  • нажмите на (значок), во всплывающем окне укажите адрес организации и нажмите кнопку Сохранить
  • выберите УТМ
• в таблице Лицензии нажмите кнопку Добавить. Во всплывающем окне заполните данные лицензии:
  • укажите регистрационный номер лицензии
  • выберите вид деятельности
  • укажите дату выдачи лицензии
  • укажите дату окончания лицензии

Во вкладке Контрагенты заполните:

• в таблице Производители и импортеры нажмите на кнопку Добавить. Во всплывающем окне введите данные производителей и импортеров:
  • укажите наименование организации производителя/импортера
  • Укажите ИНН/КПП организации производителя/импортера
• в таблице Поставщики нажмите на кнопку Добавить. Во всплывающем окне заполните данные поставщика:
  • выберите субъект правового отношения
  • укажите наименование организации поставщика
  • укажите ИНН/КПП организации поставщика
  • укажите вид деятельности поставщика, указанный в лицензии

Во вкладке Документы, внесите необходимые документы или заполните их автоматически.

Для автоматического заполнения вкладки Документы, нажмите на кнопку Заполнить. При автоматическом заполнении система автоматически подтягивает документы из ЕГАИС, о которых есть информация в вашем Личном кабинете, также подтягивается информация из чеков о продаже.

Если необходимо дополнить автоматическое заполнение или внести документы вручную, нажмите кнопку Добавить. Во всплывающем окне выберите тип документа, который хотите добавить, нажмите кнопку Далее. Во всплывающем окне заполните следующие поля (на примере добавления Накладной):

• укажите номер накладной
• укажите дату документа
• выберите подразделение
• выберите поставщика
• нажмите кнопку Добавить. Во всплывающем окне заполните:
  • укажите вид продукции в классификаторе
  • выберите производителя/импортера
  • внесите описание (не обязательно)
  • укажите номер таможенной декларации, для полученного товара
  • укажите количество штук товара (шт.)
  • укажите емкость упаковки (л.)
  • укажите общий объем (дал.)
  • нажмите кнопку Добавить

Во вкладке Поставки, внесите необходимые документы или заполните их автоматически.

Для автоматического заполнения вкладки Поставки, заполните вкладку Документы и нажмите кнопку Заполнить. При автоматическом заполнении система подтягивает данные из вкладки Документы.

Если необходимо дополнить автоматическое заполнение или заполнить поставки вручную, то:

1. Во вкладке Документы, дополните необходимыми документами таблицу, далее перейдите на вкладку Поставки и нажмите кнопку Заполнить. После нажатия, система перезаполнит вкладку на основании вкладки Документы.
2. Для ручного внесения документа, на вкладке Поставки нажмите кнопку Добавить. Во всплывающем окне заполните:
   • название подразделения
   • укажите вид продукции по классификатору
   • укажите производителя/импортера
   • укажите поставщика
   • укажите дату закупки (поставки)
   • укажите номер ТТН (не обязательно)
   • укажите номер таможенной декларации (не обязательно)
   • укажите объем закупленной продукции (дал.) (не обязательно)
   • нажмите кнопку Добавить

Во вкладке Возврат, внесите необходимые документы или заполните их автоматически.

Для автоматического заполнения вкладки Возврат, заполните вкладку Документы и нажмите кнопку Заполнить. При автоматическом заполнении система подтягивает данные из вкладки Документы.

Если необходимо дополнить автоматическое заполнение или заполнить возвраты вручную, то:

1. Во вкладке Документы, дополните необходимыми документами таблицу, далее перейдите на вкладку Возврат и нажмите кнопку Заполнить. После нажатия, система перезаполнит вкладку на основании вкладки Документы.
2. Для ручного внесения документа, на вкладке Возврат нажмите кнопку Добавить. Во всплывающем окне заполните:
   • название подразделения
   • укажите вид продукции по классификатору
   • укажите производителя/импортера
   • укажите поставщика
   • укажите дату возврата
   • укажите номер ТТН (не обязательно)
   • укажите номер таможенной декларации (не обязательно)
   • укажите объем возвращенной поставщику продукции (дал.) (не обязательно)
   • нажмите кнопку Добавить

 Примечание

• Алкодекларация Форма 7. Декларацию по этой форме заполняют розничные продавцы маркированного алкоголя в магазинах из населенных пунктах без интернета, а также общепит.
  
• Алкодекларация Форма 8. Все организации, индивидуальные предприниматели и заведения общепита, осуществляющие торговлю пивом, напитками на его основе, сидром, пуаре и медовухой обязаны ежеквартально сдавать алкодекларацию.