Работа с ЭДО

Что такое ЭДО

БИФИТ ЭДО – сервис для электронного документооборота с контрагентами. Обмен электронными документами обеспечивает оператор БИФИТ ЭДО, внесенный в сеть доверия ФНС РФ. Электронные документы, отправленные через БИФИТ ЭДО и подписанные КЭП, являются юридически значимыми именно в электронном виде. Ведение документооборота в БИФИТ ЭДО позволяет легко и удобно предоставлять документы по требованию ФНС через интернет. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным компаниям.

Как подключить ЭДО

Первый вход в сервис должен выполнить руководитель организации по сертификату.

Для руководителя

Для работы с сервисом БИФИТ ЭДО Вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Подойдет любая КЭП, например, с которой Вы сдаете отчетность в ФНС или работаете в другой системе ЭДО. Получить КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Список действующих УЦ можно посмотреть на сайте Минкомсвязи России.

1. Нажмите Вход на Портале БИФИТ ЭДО и выберите Контрагенты или ЭДО с банком
   1. Контрагенты.Позволяет отправлять/получать контрагентам договоры и дополнительные соглашения, подписанные КЭП.
   2. ЭДО с Банком. Позволяет создавать произвольные формализованные документы в соответствии с требованиями банка или клиентов банка, для разных клиентских сегментов: КБ, МСБ.
2. Установите расширение браузера BIFIT Signer (для использования электронной подписи в браузере)
3. Скачайте и установите плагин BIFIT Signer (для использования электронной подписи на локальном устройстве)
4. Войдите по сертификату

Для сотрудника с КЭП

1. Войдите в сервис по сертификату
2. Перейдите в Личный кабинет
3. Нажмите кнопку Редактировать и добавьте e-mail к учетной записи
4. Сообщите о регистрации и e-mail руководителю или администратору, для прикрепления вашей учетной записи к организации

Для сотрудника без КЭП

1. Нажмите Зарегистрироваться на странице входа
2. Заполните форму регистрации и добавьте e-mail
3. Сообщите о регистрации и e-mail руководителю или администратору, для прикрепления вашей учетной записи к организации

Что такое КЭП

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель. Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи. КЭП состоит из двух частей:

• проверочного сертификата для ключа подписи (USB-носитель);
• лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Начало работы с ЭДО

Для начала работы с БИФИТ ЭДО необходимо перейти в Личный кабинет БИФИТ Бизнес.

Далее на панели Меню перейти в раздел ЭДО. В разделе ЭДО на рабочей области можно ознакомиться с кратким описанием возможностей системы БИФИТ ЭДО. Ниже будет указана информация которая необходима для начала работы с ЭДО.

Для работы с сервисом ЭДО необходимо:

1. Установить или обновить Bifit signer
2. Установить СКЗИ КриптоПро CSP
3. Подключить токен с квалифицированной электронной подписью

Далее необходимо согласиться с условиями оферты и нажать кнопку Начать работу.

Раздел ЭДО состоит из нескольких подразделов:

• Входящие (для приема входящих документов)
• Исходящие (для отправки исходящих документов)
• Приглашения (таблица с формой приглашения и список приглашений от контрагентов и банков)

Прием входящих документов от контрагентов через ЭДО

Для приема входящих сообщений для обмена документами с контрагентами через ЭДО в разделе Меню перейдите в раздел ЭДО, далее перейдите в подраздел Входящие.

Раздел Входящие представлен в табличном виде (в табличной части можно ознакомиться со всеми входящими документами от контрагентов). Системой предусмотрено применение фильтров для более удобного поиска необходимого документа. Также в разделе есть управляющая кнопка Обновить.

В табличной части из списка полученных документов на подпись, выберите нужного контрагента и нажмите на поле документа. После нажатия перед вами откроется документ.

Рассмотрим содержание документа на примере договора от контрагента. В шапке документа будут указаны данные документа (предмет, число, сумма), в правой верхней части будет указан статус документа, ниже в карточке документа указываются данные отправителя и получателя, предмет договора, сумма с учетом НДС, дополнительная информация. Ниже во вложении прикреплены все документы, которыми хочет обменяться наш контрагент.

Для загрузки вложенных документов можно воспользоваться кнопкой Скачать или нажать на поле необходимого документа.

Также системой предусмотрена возможность просмотра истории подписей документов, для этого необходимо внутри документа нажать кнопку История подписей. В истории подписей можно ознакомиться со всем действиями с данным документом.

Создание исходящего сообщения для обмена документами с контрагентами через ЭДО

Для создания исходящего сообщения для обмена документами с контрагентами через ЭДО в разделе Меню перейдите в раздел ЭДО, далее перейдите в подраздел Исходящие.

Раздел Исходящие представлен в табличном виде (в табличной части можно ознакомиться со всеми исходящими сообщениями с контрагентами). Системой предусмотрено применение фильтров для более удобного поиска необходимого документа. Также в разделе есть управляющие кнопки Новый документ и Обновить.

Формирование и прием приглашения от контрагентов в ЭДО

Для формирования и приема приглашений от контрагентов в ЭДО в разделе Меню перейдите в раздел ЭДО, далее перейдите в подраздел Приглашения.

Раздел Приглашения представлен в табличном виде (в табличной части можно ознакомиться со всеми входящими/исходящими приглашениями от контрагентов). Также в разделе есть карточка вашей организации и система фильтров для удобного поиска необходимого приглашения по статусу или поиску по одному из разделов таблицы.