Памятка Кассира

Материал из Касса
Перейти к навигации Перейти к поиску

Памятка кассира - это список правил по работе с использованием онлайн кассы.

Правила будут включать в себя следующее:

  • Что такое онлайн касса?
  • Что такое Фискальный накопитель и для чего он нужен?
  • Что такое ОФД и зачем он нужен?
  • Что такое фискальный документ и какие они бывают?
  • Как работать с онлайн кассой?
  • Как работать с платежным терминалом?


Что такое онлайн-касса?

Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 06.03.2022) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации", контрольно-кассовая техника - электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.


Простыми словами. Онлайн-касса — это кассовый аппарат, принцип работы которого заключается в передаче данных о платежах в налоговую службу через интернет.


Требования к онлайн-кассам

При выборе техники надо помнить о том, что налоговой службой разработан реестр касс, разрешенных к применению. Их полный перечень можно увидеть на официальном сайте ФНС. В него вошла только техника, соответствующая принятым государственным стандартам. С требованиями можно ознакомиться в статье № 4 Федерального закона № 54-ФЗ.
Основные из них:

  • на корпусе аппарата должен присутствовать заводской номер;
  • внутри обязано быть устройство печати чеков;
  • прибор должен быть оснащён часами, отражающими точное время;
  • техника должна поддерживать работу с фискальным накопителем, а также процесс формирования электронных чеков.

Что такое Фискальный накопитель и для чего он нужен?

Фискальный накопитель (ФН)

Фискальный накопитель - программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе, содержащее ключи фискального признака, обеспечивающее возможность формирования фискальных признаков, запись фискальных данных в некорректируемом виде (с фискальными признаками), их энергонезависимое долговременное хранение, проверку фискальных признаков, расшифровывание и аутентификацию фискальных документов, подтверждающих факт получения оператором фискальных данных фискальных документов, переданных контрольно-кассовой техникой, направляемых в контрольно-кассовую технику оператором фискальных данных (далее - подтверждение оператора), а также обеспечивающее возможность шифрования фискальных документов в целях обеспечения конфиденциальности информации, передаваемой оператору фискальных данных, и выполнение иных функций, предусмотренных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники; (В редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 238-ФЗ)


Простыми словами. Фискальный накопитель — это чип памяти, который подписывает (присваивает уникальный номер чеку - фискальный признак) чек и отправляет его в ФНС через ОФД.


Фискальные накопители бывают двух видов:

  • На 15 месяцев
  • На 36 месяцев


Также стоит знать, что фискальный накопитель может заблокироваться. Блокировка происходит в следующих случаях:

  • Если 30 дней не передавать чеки в ОФД;
  • Если память накопителя заполнится;
  • Если закончился срок действия.

Что такое ОФД и зачем он нужен?

ОФД.png

Оператор фискальных данных (ОФД) - организация, созданная в соответствии с законодательством Российской Федерации, находящаяся на территории Российской Федерации, получившая в соответствии с законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники разрешение на обработку фискальных данных.


Простыми словами. ОФД — посредник между пользователем кассы и налоговой службой.


ОФД через интернет:

  • Получает фискальные данные c кассы
  • Обрабатывает информацию
  • Сохраняет и отправляет в ФНС

Оператор формирует подтверждение — фискальный признак — для каждого фискального документа и отправляет на кассу.


Перед началом работы с кассой, компании необходимо выбрать оператора ОФД из реестра аккредитованных ФНС операторов, зарегистрироваться в их системе и начать работу.


Операторы фискальных данных предоставляют пользователям личный кабинет с набором возможностей:

  • Отправка электронных чеков покупателям
  • Регистрация перерегистрация и снятие с учета кассы в ФНС
  • Мониторинг работы кассиров и касс
  • Выгрузка отчетов по разным параметрам для аналитики и отчетности

Что такое фискальные документы и какие они бывают

Фискальные документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).


К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

  • отчёт о регистрации;
  • отчёт об изменении параметров регистрации;
  • отчёт об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчётности);
  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
  • отчёт о закрытии смены;
  • отчёт о закрытии фискального накопителя;
  • отчёт о текущем состоянии расчётов;
  • подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).


Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.Д.


Note.svg Важно!

  • Все вышеперечисленные документы отправляются в налоговую через ОФД.


В своей деятельности кассир будет чаще всего сталкиваться с отчетами об Открытии и Закрытии смены. Рассмотрим подробнее, что они из себя представляют.

Отчет об открытии смены

Пример отчета об открытии смены

Отчет об открытии смены - первый отчет, который создается в момент начала смены кассира. Отчет формируется в любое время суток, но обязательно до проведения первого расчета в смене.


Отчет об открытии смены содержит в себе следующие данные:

  • Наименование документа
  • Код формы ФД
  • Версия ФФД
  • ИНН владельца кассы
  • Данные кассира (ИНН, Ф.И.О.)
  • Дата, время, адрес и место расчетов
  • Номер смены
  • РН ККТ (регистрационный номер кассы)
  • Версия ККТ (версия ФФД)
  • Номер ФН (номер фискального накопителя)
  • Номер ФД (номер фискального документа)
  • Номер ФП (номер фискального признака)

Отчет о закрытии смены

Пример отчета о закрытии смены

Отчет о закрытии смены - отчет, который необходимо формировать на кассе при закрытии смены.


Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе содержит:

  • Наименование, номер, дата и время документа;
  • ФИО и ИНН кассира;
  • Регистрационный номер ККТ;
  • Номер фискального накопителя;
  • Адрес проведения расчетов;
  • Фискальный признак документа;
  • ФИО лица, формирующего фискальный документ;
  • Версия форматов фискальных документов;
  • Сведения о сумме выполненных возвратов;
  • Сведения о способах оплаты (безналичный расчет, наличный расчет);
  • Информацию о сумме полной выручке за смену;
  • Информацию о числе чеков, которые не были отправлены в ОФД и следовательно в налоговую;
  • Информацию об общем количестве напечатанных чеков;
  • Данные по смене;
  • Отметка о том, что ФН следует срочно поменять (меньше 99% свободной памяти или меньше 30 дней до конца срока действия).


Как работать с онлайн-кассой?

Перед началом работы с онлайн-кассой кассиру необходимо совершить следующие действия:

✅ Проверьте целостность устройства (внешне осмотрите онлайн кассу на предмет повреждений, трещин и т.д.)
✅ Проверьте наличие чековой ленты
✅ Запустите кассу
✅ Авторизуйтесь в приложении
✅ Откройте смену

  • На многих кассах операция открытия смены происходит автоматически при совершении первой операции


После совершения вышеописанных действий кассир может приступать к работе.


Кассир в процессе своей деятельности обязан при продаже передавать чек клиенту в бумажном или электронном виде.


В момент окончания рабочей смены кассира ему необходимо сформировать отчет о закрытии смены.


Note.svg Примечание

  • Максимальная продолжительность смены 24 часа. Если смена превысит 24 часа, касса не будет пробивать чеки и выдаст ошибку о превышении продолжительности смены.
  • Отчеты об открытии и закрытии смены также отправляются в налоговую через ОФД.


Как работать с платежным терминалом?

Само банковское устройство, обеспечивающее безналичную оплату, называется эквайринговым или POS-терминалом.


POS-терминал (Point Of Sale - точка продажи) - это техническое устройство для приема платежей с помощью банковских карт.


Какие бывают POS-терминалы

Фактически POS-терминалы можно разделить на несколько групп:

  1. По типу подключения:
    • Стационарные - постоянно подключенные к электросети
    • Мобильные - переносные терминалы подключенные к интернету по Wi-fi или посредством мобильного интернета
  2. По типу эквайринга:
    • Интегрированные - устройства которые подключены к кассе или встроены в онлайн-кассу и работают "в паре" с ней
    • Автономные - независимое устройство не связанное с кассой

Как пользоваться банковским терминалом для оплаты?

Рассмотрим два варианта использования POS-терминалов кассиром.

Платежный терминал подключенный к кассе

  1. Войти в приложение БИФИТ Касса и авторизоваться.
  2. В настройках приложения подключить платежный терминал к кассе.
    • Для встроенного терминала просто подключить в приложении
    • Для внешнего терминала, подключить POS-терминал к кассе
  3. Добавить товары в чек и при выборе Способа оплаты указать Безналичными.
  4. Далее на экране терминала/кассы отобразится сумма для оплаты.
  5. Клиент производит оплату (прикладывает карту к терминалу, вставляет или прокатывает магнитной полосой).
  6. При успешной оплате на кассе распечатается два чека
    • Банковский слип-чек, который подтверждает получения денежных средств от клиента
    • Фискальный чек с товаром


Автономный терминал

  1. Войти в приложение БИФИТ Касса и авторизоваться.
  2. В настройках приложения подключить автономный платежный терминал Подключения автономного платежного терминала.
  3. Включить автономный терминал.
  4. Добавить товары в чек и при выборе Способа оплаты указать Безналичными.
  5. Далее на экране кассы отобразится уведомление о необходимости приема оплаты.
  6. Введите вручную на автономном терминале сумму и примите оплату от покупателя.
  7. При успешной оплате на автономном терминале распечатается банковский слип-чек, который подтверждает получения денежных средств от клиента.
  8. Далее подтвердите получения оплаты от клиента на кассе.
  9. На кассе распечатается фискальный чек.
  10. Передайте покупателю оба чека.
    • Фискальный чек с товаром
    • Банковский слип-чек, который подтверждает получения денежных средств от клиента

Сверка итогов на банковском терминале

Сверка итогов — операция, которая обнуляет память терминала и загружает актуальные обновления. Также терминала печатает чек, в котором указано количество операций за рабочую смену.

Note.svg Важно!

  • Сверку итогов необходимо делать ежедневно (при условии проведения операций на терминале). Сверку итогов по терминалу можно проводить неограниченное количество раз.
  • В момент проведения сверки итогов по терминалу данные о проведенных операциях отправляются на информационный сервер банка.


Для того чтобы сделать сверку итогов на терминале совершите следующие действия:
На автономном терминале:

  • Перейдите в административное меню (за это отвечает отдельная кнопка, специфичная для разных моделей терминала).
  • В перечне выберите пункт Сверка итогов, нажать на ОК.
  • На терминале распечатается отчет Сверка итогов
    На встроенном терминале или терминале, который подключен к кассе:
  • В приложении Касса Android перейдите в подраздел Отчеты
  • Выберите пункт Сверка Итогов