«Облачная касса» — новый термин среди предпринимателей, руководителей и бухгалтеров, который собрал вокруг себя много путаниц. Непонятно, что значит «облачная», чем она отличается от онлайн-касс и какому бизнесу можно использовать. «БИФИТ Касса» приводит ответы без сложных формулировок и воды на популярные вопросы по этой теме.
Что такое облачная касса? Её законно использовать?
Облачная касса — это физическая онлайн-касса с фискальным накопителем, которая находится не у компании в офисе или торговой точке, а у арендодателя в дата-центре. Компания получает к ней удаленный доступ — иначе говоря, использует «в облаке».
Фискализация платежей происходит удаленно. Чек облачная касса не печатает, а отправляет клиенту на электронную почту или телефон.
В п. 5.6, статье 1.2 54-ФЗ такая касса называется «расположенной вне места совершения расчета». Соответственно, облачная касса работает полностью по 54-ФЗ: формирует чеки и передает их через ОФД в налоговую, электронный чек отправляет клиенту, а также хранит информацию о продажах в зашифрованном виде.
Чем облачная касса отличается от онлайн-кассы?
Онлайн-кассой называют современные кассы, которые отправляют данные в ОФД в режиме реального времени. Они представляют собой физическое устройство, которое мы привыкли видеть в магазинах или кафе.
Облачная касса — тоже физическая онлайн-касса, только находится она не на торговой точке, а у арендодателя. И формирует не физические чеки, а электронные.
Это безопасно?
Безопасность — одно из преимуществ облачных касс перед физическими онлайн-кассами. Дата-центры, где хранятся облачные кассы, соответствуют высоким требованиям к надежности и безопасности: видеонаблюдение, система пожаротушения, резервный генератор электропитания, защита от сетевых ошибок и DDos-атак.
Даже если ККТ выйдет из строя, сервис арендодателя хранит данные, что позволит восстановить их и продолжить работу на другой облачной ККТ.
Если же работать с физической кассой, то она не защищена от влияния внешней среды или человеческого фактора.
Кто может использовать облачную кассу?
Бизнес может использовать облачную кассу, если принимает наличную или безналичную оплату:
- На сайте, в интернет-магазине, маркетплейсе, в приложении.
- На территории клиента: при доставке товаров курьером или при оказании выездных услуг (например, если вы сантехник или дизайнер интерьера).
- На борту транспорта.
- Через автоматическое устройство: вендинговые аппараты, платежные терминалы.
В остальных случаях покупателю предоставляется бумажный чек и облачная касса не подойдет.
Как пробивать чеки с помощью облачной кассы?
Облачная касса для бизнеса — просто устройство, для ее использования нужно специальное ПО, которое обеспечит передачу данных и личный кабинет для управления. У БИФИТ Кассы это «БИФИТ Онлайн». Арендуя облачную кассу, вы получаете лицензию на использование этого ПО.
Для приема платежей и формирования чеков подключите облачную кассу с помощью готового модуля к CMS сайта или проведите подключение по API. Также можно пробивать чеки вручную через личный кабинет.
Лучше взять облачную кассу в аренду или купить физическую?
Покупка физической кассы означает, что вы самостоятельно будете следить за ее сохранностью, функционированием и техническим обслуживанием. В случае сбоя или поломок необходимо будет обращаться за помощью к специалистам сервисного центра.
Аренда облачной кассы подразумевает собой, что решение всех технических проблем ложится на плечи арендодателя. Не нужно покупать дополнительно ПО, оборудование или нанимать технический персонал. Даже открытие и закрытие смены происходит автоматически.
Для нее не нужна специальная подготовка или знания, а бесперебойная работа снижает издержки по простою торговых точек в случае с выходом из строя ККТ.
Что входит в стоимость аренды облачной кассы?
В стоимость входит три вещи:
- Аренда самой облачной кассы. Сюда также включено техническое обслуживание, ремонт и регулярные обновления.
- Фискальный накопитель. Вы приобретаете его в собственность, но хранится он в кассе у арендодателя.
- Лицензия на ПО облачной кассы. Используйте личный кабинет для управления кассой и интегрирования с банками и платежными системами.
Иногда в стоимость входят дополнительные услуги, например, договор с ОФД. Это зависит от сервиса облачных касс и тарифа. Компания «БИФИТ Касса» при аренде облачной ККТ предлагает подключение к ОФД на год и регистрацию в налоговой бесплатно.
Можно ли подключить два сайта с онлайн-продажами на одну онлайн-кассу?
Да, можно. По закону одна касса используется на одном юридическом лице. Сколько сайтов у одного и того же юридического лица не имеет значения.
Читайте также:
Подключаемся к «облаку»: что такое облачная касса и как её интегрировать с интернет-магазином
У меня уже есть онлайн-касса. Зачем мне нужна облачная?
Если у вас уже есть физическая онлайн-касса, то для приема платежей в интернете или на выезде превратите ее в облачную с помощью сервиса «Расшаривание кассы».
Ваша онлайн-касса останется у вас, но в то же время вы сможете пользоваться ею, как облачной — фискализировать платежи удаленно. Например, курьер или сотрудник, оказывающий услуги на выезде, устанавливает на телефон приложение «Мобильный кассир» или «Касса Курьер» и принимает оплату своим смартфоном.
В данном случае бумажный чек не нужен — электронный вариант отправится на электронную почту или телефон клиента. И всё в соответствии с 54-ФЗ.
Облачная касса — идеальное решение прежде всего для интернет-магазинов и выездной торговли или услуг, поскольку с ней минимум хлопот и максимум комфорта.
К тому же не все предприниматели готовы приобретать кассу, самостоятельно заниматься установкой, подключением и настройкой. Удобнее арендовать облачную онлайн-кассу и отдать все технические нюансы под крыло арендодателя, а самим уделять внимание более важными вопросами — ведением бизнеса.