1 июля 2021 закончилась отсрочка применения ККТ для некоторых ИП. Теперь касса должна быть у большинства предпринимателей, в том числе — у ИП без наёмных работников, продающих товары собственного производства, выполняющих работы или оказывающих услуги.
Гендиректор компании-разработчика программного обеспечения для бизнеса «БИФИТ Касса» Сергей Кичагин ответил на вопросы тех, кто только начинает использовать кассу.
Срок отсрочки уже прошёл, а я ещё не купил кассу. Придётся платить штраф?
— Если вам положено применять ККТ, но вы продолжаете принимать оплату без установки аппарата и не оформили самозанятость, то вам грозит ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ:
- за продажу без использования онлайн-кассы (или за невыдачу документа об оплате в труднодоступной местности) — штраф в размере 75-100 % от суммы расчёта, минимум 30 000₽;
- за повторное нарушение (в случае, если сумма расчетов, осуществленных без ККТ, составила 1 000 000 ₽ и более), — приостановка деятельности на срок до 90 суток;
- за использование онлайн-кассы без регистрации или перерегистрации — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 ₽.
Дополнительный штраф также получит должностное лицо (т.е. кассир).
А можно как-то без кассы обойтись? И вообще зачем она?
По 54-ФЗ использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары и оказывают услуги физлицам, представителям компаний и ИП. Исключения — некоторые виды деятельности, в том числе на патентной системе налогообложения. С полным перечнем можно ознакомиться в ст. 2 54-ФЗ.
Касса не нужна, если ИП получает деньги от организаций или ИП на расчетный счёт в банке. Тут же оговорюсь, что если платит сотрудник организации личной или корпоративной картой, то ККТ необходима.
Если компания или ИП получают деньги на счёт от физлица без статуса ИП (например, получает оплату банковскими переводами), такой платёж тоже должен фиксироваться на кассе.
Также от применения касс освобождены самозанятые. Им необходимо формировать чеки в приложении «Мой налог». ИП могут перейти с текущего режима налогообложения на самозанятость (т.е. платить налог на профессиональный доход — НПД), если соблюдаются несколько условий:
- ИП получают доход от самостоятельного ведения деятельности или использования имущества;
- При ведении деятельности не имеют работодателя, с которым заключен трудовой договор;
- Не привлекают для этой деятельности наемных работников по трудовым договорам;
- Вид деятельности, условия её осуществления или сумма дохода не попадают в перечень исключений, указанных в статьях 4 и 6 422-ФЗ.
Для чего нужна касса? В первую очередь, для защиты потребителей и ведения белого бизнеса. Кассовый чек — документ, который подтверждает покупку. Он фиксирует, что сделка «купли-продажи» совершена, продавец получил деньги, а покупатель — товар.
В кассовых аппаратах есть фискальный накопитель, который записывает, хранит и отправляет в ФНС информацию обо всех оформленных продажах, а также внесении/выдаче наличных и корректировке расчётов. Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин, ИП или организация. Никто не может скорректировать информацию на носителе, поэтому владельцу бизнеса не удастся занизить доход и заплатить меньше налогов.
Кроме того, данные, полученные через ККТ, часто используются для сбора обезличенной статистики и позволяют прогнозировать активность покупателей и спрос на конкретные товары.
Не менее важное назначение кассы — быть инструментом автоматизации бизнеса. Мне, как разработчику ПО для бизнеса и, в том числе, для касс, хочется призвать всех предпринимателей обратить внимание на это преимущество.
С помощью программ на ККТ или специальных кассовых приложений на смартфон вы можете:
- учитывать все продажи онлайн, без хранения чеков и ведения таблиц в Excel или тетрадках,
- отправлять заказы на закупку сразу с кассового аппарата,
- вести складской учёт, чтобы всегда знать, сколько товаров в наличии,
- контролировать действия сотрудников,
- создавать отложенные чеки, чтобы обслужить следующего клиента, пока текущий что-то решает или выбирает.
А ведь есть ещё кассовый софт под разные сферы, например, для получения и выдачи заказов. Курьеру достаточно пару кнопок нажать, чтобы пробить чек на заказ. Это очень удобно.
До окончания отсрочки стал самозанятым, но ИП не закрыл, чтобы принимать от юрлиц оплату на расчётный счёт. Мне тоже нужна касса?
— В таком случае касса не нужна. Закон допускает совмещение ИП и самозанятости. Но когда вы принимаете оплату не на расчётный счёт, нужно обязательно пробивать чеки в приложении «Мой налог».
Можно ли использовать ККТ совместно с кем-то? Могу я в конце смены оформлять свои продажи на кассе в соседнем павильоне?
— Нет. Во-первых, в большинстве случаев кассовые чеки нужно выдавать покупателю сразу в момент расчёта или отгрузки товара. Во-вторых, кассовый аппарат регистрируется на конкретный адрес осуществления расчётов, вплоть до павильона, кроме случаев, когда касса используется на выезде.
Более того, в 54-ФЗ сказано, что ККТ применяется не только для обеспечения интересов граждан и защиты прав потребителей, но и для полного учёта выручки в организациях и у ИП, в том числе для налогообложения и соблюдения правил оборота (ст. 1 п. 2 54-ФЗ).
Если вы реализуете товары только онлайн, можно заключить агентский договор с платёжным сервисом. В таком случае, сервис будет принимать оплату на свой расчётный счёт и отправлять чек покупателю, а затем направлять средства на ваш счёт. Однако комиссия за перевод может быть довольно высокой, поэтому при большом потоке клиентов гораздо выгоднее приобрести свой кассовый аппарат или арендовать облачную кассу.
Касса должна передавать данные онлайн, а на точке проблемы с Wi-Fi. Будут штрафы?
— Если у вас отключится Интернет, не переживайте. Фискальный накопитель сохранит все чеки и передаст в ОФД как только сеть появится. Но если данные не уходят в течение 30 дней, накопитель блокируется. Продолжать оформлять продажи через кассу не получится. ФН разблокируется, когда появится Интернет и все данные отправятся оператору фискальных данных. Убедиться, что все чеки отправляются оператору можно в личном кабинете ОФД или в истории чеков в вашей кассовой программе.
Как загрузить в кассу список товаров/услуг, чтобы не вводить вручную названия?
— То, как вы можете загружать товарную базу, зависит от вашего устройства и кассового ПО. Вам совсем необязательно вводить всю номенклатуру вручную, тем более, если касса кнопочная, и это делается неудобно.
В программе для кассы или в личном кабинете, как правило, есть инструмент для загрузки файлов. Например, в софте «БИФИТ Касса» можно загружать базы из 1С или Excel. А если у вас уже есть какая-то другая товароучётная система, мы можем предоставить API (часть программного кода) для интеграции. Вы сможете нанять разработчика или обратиться к нам, чтобы связать два инструмента — кассу и товароучётную систему.
Нужно ли пробивать чек, если оплата на расчётный счёт уже получена, но работа будет выполнена позже?
— Да, при поступлении средств нужно сформировать чек на аванс, а после оказания услуги/завершения работ нужно пробить чек на зачёт аванса.
Рекомендую тем, кто только начинает пользоваться кассами, изучить правила оформления различных первичных документов на ККТ (чеков): при предоплате, зачёте аванса, передаче в кредит.
И отдельное внимание призываю уделить чекам коррекции. Если вы научитесь исправлять ошибки сразу же, это поможет избежать штрафов. По закону, вовремя оформленный чек коррекции является достаточным основанием не назначать вам наказание за нарушения. При этом не понадобится даже обращаться в налоговую — ведомство увидит в чеке, что ошибка исправлена.
Как отразилась отмена отсрочки на кассовом рынке?
— Большого всплеска интереса к кассам, как это было в 2017 и 2019 годах, уже никто не ждал. Сильных изменений не было. Из-за завершения отсрочки некоторые ИП начали работать в «серой зоне», без кассы. Но гораздо больше тех, кто перешёл на самозанятость. Насколько мне известно, нет законопроектов о продолжении отсрочки, во многом это связано с возможностью перейти на НПД и оформлять чеки в приложении «Мой налог».
Отменят ли когда-нибудь кассы? Что нас ждёт дальше?
— Кассы с нами уже много лет и за это время показали себя как эффективный инструмент. Недавнее высказывание Владимира Путина на ПМЭФ-2021: «Все чеки — через кассу, наем работников — "в белую", закупка товаров — тоже "в белую", через кассу», подтверждает то, что отмена применения ККТ не планируется.
При этом реформы в кассовом законодательстве ещё будут. Правительство уже планировало «перенос» 54-ФЗ в Налоговый кодекс, совсем недавно введён новый формат фискальных документов специально для маркировки, ходят разговоры о новом налоговом режиме для бизнеса... Работа над регулированием применения касс ведётся активно.
Кассовая автоматизация стремится в «облако». Помимо интернет-магазинов, к удалённым (облачным) кассам могут подключаться водители общественного транспорта, выездные сотрудники ЖКХ, курьеры. Причём им даже не нужно возить с собой кассы: чеки оформляются на смартфоне, а фискализируются либо на устройстве арендодателя, либо на кассе в офисе. То есть все кассовые операции можно выполнять на смартфоне. Если законодательство модернизируют, то сами кассы как устройства будут не нужны. Конечно, кроме той техники, что используется для построения облачных сервисов.
Клиенты всё чаще обращаются за облачными сервисами. Удобно, когда информация о продажах и товарах хранится не на одном устройстве (например, ПК в офисе, где установлена 1С), а в сети, — можно просматривать историю чеков в личном кабинете в любое время суток и в любом месте.