Как завести товары в «БИФИТ Касса»: инструкция по импорту и экспорту номенклатуры

Одну коробку конфет можно занести в список руками за пару минут. А если у вас 500 товаров — вы будете заниматься этим неделю. Именно поэтому в личном кабинете есть две волшебные кнопки: Импорт (загрузить товары файлом) и Экспорт (сохранить весь список в файл). Экспорт — это как сфотографировать ваш прилавок. Импорт — это как распаковать коробку с товарами прямо на нужную полку. 

1. Где всё это лежит

• Откройте браузер (лучше всего Chrome, Opera или Firefox — рекомендуем не использовать Яндекс-Браузер) и войдите в личный кабинет «БИФИТ Касса».
• Откройте раздел «Склад», а в нём подраздел «Справочники → Товары и категории».
• Перед вами — весь список ваших товаров. Сверху в панели есть две кнопки: «Импортировать из CSV» и «Экспортировать в CSV».

2. Импорт: как загрузить товары из файла

Для загрузки товаров следуйте простой последовательности: 

• Нажмите кнопку «Импортировать из CSV».
• В открывшемся окне нажмите «Скачать шаблон». На компьютер скачается файл goods.csv — это чистый бланк с уже подписанными колонками.
• Откройте скачанный файл в Excel (обычно это — просто двойной клик по файлу).
• Заполните строчки: один товар — одна строчка. Что означает каждая колонка — смотрите в шпаргалке ниже.
• Сохраните файл именно как CSV: «Файл → Сохранить как → тип CSV». Разделитель между данными — точка с запятой ;, он уже настроен в шаблоне, ничего не меняйте.
• Вернитесь в окно импорта, нажмите кнопку выбора файла, найдите ваш готовый файл и нажмите «Открыть».
• Посмотрите на подсказку системы «Строка из файла»: она покажет первую строчку так, как её прочитала система. Если вместо букв — «каша», поменяйте «Кодировку» (обычно разница между Windows-1251 и UTF-8).
• Если в файле не указаны торговые объекты (ваши магазины) — выберите их галочками. Иначе товары не дойдут до нужной полки.
• Нажмите «Импорт» и подождите несколько секунд. Зелёное уведомление вверху экрана — всё, товары уже на полках.
• Появилась ошибка? Не паникуйте: нажмите «Скачать отчёт» — в отчёте будет написано, какие строчки и почему не загрузились. Исправьте их и повторите.

3. Шпаргалка по колонкам шаблона

Обязательные поля — их нельзя оставлять пустыми: 

• NAME — название товара, например «Салат» или «Колбаса докторская»;

• EXTERNAL_CODE — ваш личный «шифр» товара. У каждого товара он свой и не повторяется, например int_1, int_2.

Описание и цены: 

• ID — номер товара внутри «БИФИТ Касса». Для новых товаров оставьте пустым — система выдаст его сама;

• EXTERNAL_ID — код товара из внешней программы (например, из 1С). Заполняйте только при переносе товаров из 1С, чтобы сохранить связь. В остальных случаях поле лучше не трогать;

• PRICE — цена продажи, например 54.00. Дробную часть отделяйте точкой, а не запятой;

• PURCHASE_PRICE — закупочная цена, например 36.00. Нет — оставьте пустым;

• BARCODE — штрих-код на 8, 13 или 128 знаков. Несколько кодов — через символ «|»;

• VENDOR_CODE — артикул (ваш сокращённый номерок);

• NDS — налог, обычно 20. Не заполнили — система сама поставит 20%;

• PAYMENT_SUBJECT — что это за позиция: 1 — товар, 4 — услуга.

• FEATURES — характеристика товара, например «тип=без мяса»;

Группы: 

• GROUP — папки-группы: значение «Фрукты#Цитрусовые» отправит товар в цитрусовые внутри фруктов. Вложенность — через символ «#»;

• GROUPED — поставьте 1, если товар лежит в группе.

Коды и классификаторы: 

• CURRENCY_CODE — код валюты, 643 — рубль;

• COUNTRY_CODE — код страны по классификатору ОКСМ, 643 — Россия;

• UNIT_CODE — код единицы измерения по ОКЕИ, 796 — штука;

• CUSTOM_DECLARATION — номер таможенной декларации (ГТД), если есть;

• PLU_CODE — PLU-код товара (для касс с весовой торговлей и самообслуживанием).

Особые признаки: 

• WEIGHTED — весовой товар (сыр на развес)? Поставьте 1;

• ALCOHOL — алкогольная продукция? Поставьте 1;

• GTIN — 14-значный номер из кода маркировки для товаров «Честного знака»;

• MARK_TYPE — тип маркировки: для табака — 2, для косметики, бытовой химии и текстиля — 6 («другая»). Нет маркировки — оставьте пустым;

• ORG_MEMBER_POINTS — баллы за товар для программы лояльности, если есть.

Для блюд и комплектов: 

• GOOD_TYPE — DEFAULT (обычный товар), KIT (комплект) или RECIPE (рецепт, блюдо);

• MODIFIERS — модификаторы блюда, ID через символ «|» в формате «ID?количество», например int_3?1|int_4?6;

• INGRIDIENTS — ингредиенты (комплектующие) рецепта или комплекта в том же формате.

Поставщик (для агентских товаров): 

• CONTRACTOR_INN — ИНН поставщика (контрагента);

• CONTRACTOR_ACTIVITY_TYPE — код вида деятельности поставщика. Указывается для агентских товаров: реквизиты поставщика печатаются в чеке.

4. Экспорт: как сохранить список товаров

• Откройте раздел «Склад → Справочники → Товары и категории».
• Нажмите кнопку «Экспортировать в CSV».
• Выберите «Все товары» — файл выгрузится целиком: выборочная выгрузка отдельных позиций не предусмотрена.
• Нажмите «Экспорт» — браузер сам скачает файл с вашими товарами.

5. Пять советов, которые сэкономят вам время

• Экспорт — ваша страховка. Перед переездом в новую организацию, сменой цен или тарифа делайте экспорт: если что-то пропадёт, восстановите список из файла за минуту.

• Переносите товары по очереди. В новую организацию сначала загружайте сами товары, а уже потом остатки. Иначе система сообщит «обновлено 0 объектов».

• Массовые изменения цен — только через файл. Хотите поднять все цены на 10%? Выгрузите CSV, поменяйте колонку PRICE и загрузите обратно.

• Следите за тарифом и правами. Импорт из CSV доступен не на всех тарифах, а кнопка может быть скрыта из-за прав сотрудника. Маленькие «стартовые» тарифы ограничивают и количество позиций.

• Не дорабатывайте файл ножом. Ошибки чаще всего из-за удалённых колонок, лишних пустых столбиков, случайно заполненного EXTERNAL_ID или цены с запятой вместо точки. Скачайте свежий шаблон и начните заново.

Товары загрузили, а на кассе их нет? На кассе откройте «Товары», нажмите три точки в правом верхнем углу и выберите «Загрузить заново». Проверьте права сотрудника и торговый объект, к которому привязан товар. Не помогло — обратитесь в поддержку через личный кабинет: опишите, что делали, и приложите файл.